Impressie & functionaliteiten

Mogelijkheden online web applicatie

---

Dashboard

Op de overzichtspagina van instellingen voor uw bedrijf ziet u gedetailleerde informatie over de salarisgerelateerde instellingen. U kunt deze pagina zelf inrichten door dashlets te verplaatsen, verwijderen of toe te voegen.

---

Roosters

Bij de kalender van uw organisatie kunt een overzicht van de werkdagen, verlof/verzuimdagen, verjaardagen e.d. zien van alle medewerkers. Ook oproepbaar per medewerker.

---

Medewerkersgegevens

Dit is overzichtspagina van één van uw medewerkers. U kunt deze pagina zelf inrichten door dashlets te verplaatsen, verwijderen of toe te voegen.

---

Interactieve loonstrook

De interactieve loonstrook toont de gegevens van de eerstvolgende periode. U kunt hier direct mutaties invoeren en direct het resultaat zien, waarbij ook de kosten in totaal voor de werkgever worden weergegeven. Gegevens worden in het systeem verwerkt, u hoeft dus geen dubbele invoer te doen.

---

Login voor manager/leidinggevende

Managers/leidinggevneden binnen uw organisatie kunnen via de MSS (manager self-service) inloggen en de gegevens zien waarvoor ze gemachtigd zijn. Denk hierbij aan verlofoverzichten van hun afdeling, HR rapporten en actiepunten.

---

Automatische controle van de loonrun

Als u een loonrun draait krijgt u automatisch een waarschuwing als gegevens onjuist of onvolledig zijn ingevoerd.

---

Opslag van documenten

U kunt te allen tijde documenten uploaden op medewerker- of bedrijfsniveau. U bepaalt per document of deze ook voor een specifieke medewerker of voor alle medewerkers zichtbaar moeten zijn. Zo kunt u de arbeidsovereenkomst beschikbaar stellen voor een specifieke medewerker en bijvoorbeeld het personeelshandboek voor alle medewerkers.

---

Verzuimmeldingen

Verzuimmeldingen voert u in het systeem in, zodat u altijd een up-to-date overzicht heeft van het verzuim binnen uw organisatie. Verzuimdossier acties met betrekking tot de Wet Poortwachter en bedrijfseigen actiepunten, melden u tijdig wanneer u een actie dient uit te voeren. Er zijn veel koppelingsmogelijkheden met diverse Arbodiensten waarbij dubbel invoer niet nodig is.

---

Rapportages

Binnen hetloonbureau.nl heeft u de mogelijkheid om verschillende soorten rapporten op te roepen, zoals een overzicht van de salariskosten, verlofsaldi, verzuimoverzicht, etc.. Naast de standaard overzichten kunt u ook zelf rapporten definiëren.

---

Verwerken en volgen van actiepunten

Houd overzicht over de activiteiten die u nog wilt uitvoeren met betrekking tot uw medewerkers en stel voor uzelf actiepunten in.

---

Instellen van een workflow

Om uw werkprocessen rondom de salarisverwerking inzichtelijk te houden kunt u zelf een standaard workflow samenstellen. Hier stelt u in welke acties elkaar automatisch opvolgen of wanneer welke persoon binnen uw organisatie een melding moet krijgen als hij of zij een bepaalde actie moet ondernemen.

---

Signaleringen

U bepaalt wanneer u of een collega een melding wilt ontvangen voor bijvoorbeeld de afloop van een arbeidsovereenkomst, einde proeftijd, uitdiensttreding, verlofaanvraag, verzuimmelding, verjaardag, jubileum etc.

---

Altijd zicht op de stand van zaken

Met hetloonbureau.nl heeft u te allen tijde inzicht in de huidige stand van zaken van uw salaris- en HR-administratie.

hetloonbureau.nl kent verschillende categorieën waarin de belangrijkste functionaliteiten kunnen worden onderverdeeld: salaris, personeel en systeemkenmerken.

Salaris

• Salarisinformatie (incl. e-mailsignalering);
• Proforma en loonkosten altijd direct beschikbaar (WYSIWYG);
• Aangifte en EDM module (inclusief e-mailsignalering);
• Snelle invoer module vaste- en variabele salarismutaties ;
• Import salaris- en personeelsgegevens van .xls / .xml file;
• Import van salarismutaties van .xls / .xml file;
• Automatische berekening salarisverhoging/-verlaging halverwege een periode;
• Automatische berekening roosterwijziging halverwege een periode;
• Automatisch vakantiegeld en eindejaarsuitkeringen bij vertrek medewerker;
• Alle salaris- en personeelsgegevens eenvoudig te exporteren naar .xls of .txt file;
• Alle historische gegevens binnen handbereik;
• Zeer eenvoudige TWK module (t.b.v. mutaties in het verleden);
• Zelf loonberekening uitvoeren en direct controleren;
• Zelf model werknemers aanmaken (t.b.v. de invoer van nieuwe werknemers);
• Management informatie op het bedrijfsdashboard;
• Journaalposten zelf te in te richten (met eigen grootboeknummers en omschrijving);
• Onbeperkt aantal medewerkers;
• Geschikt voor alle bedrijfstakken;
• Vakkundige en ervaren helpdesk;
• Aanpassingen i.v.m. CAO's, wet- en regelgeving;
• Digitale loonstroken per werknemer met uw bedrijfslogo;
• Journaalposten (per medewerker, kostenplaats of bedrijf);
• Betaallijst t.b.v. de salarisbetaling  (inclusief Clieop bestand);
• Verzamelloonstaat;
• Historische overzichten (per medewerker of afdeling/kostenplaats);
• Overzicht van uw loonkosten per maand/per uur (per medewerker of bedrijf/afdeling/kostenplaats);
• Overzicht van pensioenafdrachten (per medewerker of bedrijf/afdeling/kostenplaats);
• Jaarwerkoverzichten;
• Jaarloonopgave medewerkers;
• Koppeling naar pensioenfondsen/arbpdiensten;
• Koppelingen naar vrijwel alle boekhoudpakketten (in .xls en .xml).

Personeel

• Volledige personeelsinformatie door dynamisch organisatie- en bedrijfsdashboard;
• Detailinformatie en managementinformatie in één applicatie;
• Interactief: geen statische rapporten, maar dynamische analyses;
• Eenvoudig zelf rapportages maken en grafieken in rapporten/memo’s kopiëren;
• Koppelen van medewerkers aan bedrijven en afdelingen;
• Zelf lijsten maken, groeperen, selecties maken, opslaan, downdrillen, etc.;
• Alle overzichten eenvoudig exporteren naar Excel;
• Aanpasbare templates van contracten, ontslag-, sanctie- en afwijzingsbrieven;
• Eenvoudig zelf gewenste signaleringen instellen;
• Een kalender met alle roosters, verlof- en verzuimdagen;
• Toevoegen van verstrekkingen, functies, managers en afdelingen;
• Toevoegen van leaseauto`s (kenteken invoeren en direct alle auto-informatie ophalen);
• Registreren van absenties met verschillende redenen;
• Absentieanalyses op medewerkers- en afdelingsniveau;
• Integratie met de 'Wet Poortwachter';
• Directe link met de bedrijfshulpverlener;
• Registratie van verlofdagen;
• Online acceptatie van verlofdagen door management;
• Onderscheid tussen verschillende groepen medewerkers;
• Registratie, overzichten en signalen van arbeidscontracten;
• Registratie, overzichten en signalen van alle verstrekkingen aan medewerkers;
• Registratie, overzichten en signalen van alle opleidingen van medewerkers;
• Registratie, overzichten en signalen van functionerings- en beoordelingsgesprekken;
• Registratie, overzichten en signalen van partnergegevens en kinderen;
• Registratie, overzichten en signalen van alle leaseauto`s en leasemaatschappijen;
• Registratie, overzichten en signalen van gekoppelde documenten;
• Checklist met actiepunten per medewerker (overal actiepunten toe te voegen);
• Uploaden van documenten per medewerker (overal documenten toe te voegen);
• Aantallen FTE's per afdeling;
• Organigrammen creëren en afdrukken;
• Personeelsspreiding bekijken door een integratie met Google Maps;
• Ziekmeldingen e-mailen aan Arbodienst.

Systeemkenmerken

• Definieer zelf gebruikersrollen;
• Maak zelf nieuwe gebruikers aan;
• Registratie van alle mutaties per gebruiker;
• hetloonbureau.nl kent een Single log-on;
• hetloonbureau.nl kent (automatische) back-up faciliteiten;
• hetloonbureau.nl kan eenvoudig koppelingen maken met andere (online) applicaties;
• hetloonbureau.nl werkt op een MS-SQL database;
• hetloonbureau.nl is gebaseerd op de nieuwste Microsoft .Net technologie;
• hetloonbureau.nl is volledig 'web-based'.

Inloggen op een beveiligde omgeving

U kunt vanaf elke locatie inloggen bij hetloonbureau.nl, mits u toegang heeft tot uw email. De eerste keer dat u hetloonbureau.nl gebruikt, zal  ter beveiliging uw IP adres toegevoegd worden aan uw account. Logt u in vanaf een nieuw IP adres, dan zal het systeem u een email zenden met daarin een link om uw inlog te bevestigen. Vanaf dat moment kunt u direct vanaf de nieuwe locatie kunnen inloggen.

Medewerkersniveau

Als u op het medewerkersniveau kijkt bij hetloonbureau.nl kunt u alles vinden over personalia, adresgegevens, dienstverband, rooster, salaris, etc. Daarnaast kunt u zien hoe de eerstvolgende loonstrook eruit zal zien. Op het medewerkersniveau zijn er verschillende tabbladen te zien: instellingen, loonstrook, kalender en rapporten.

Bedrijfsniveau

Alles wat met salarisverwerking te maken heeft vindt u op het bedrijfsniveau. Hier vindt u bijvoorbeeld de salarisinstellingen, zoals SVW instellingen, branche instellingen en fulltime roosters. Tevens kunt u hier de salarisverwerking aanvragen of verwerken. Op het bedrijfsniveau vindt u tabbladen voor instellingen, kalenders, rapporten en loonopdrachten.

Tevens vindt u hier HR en personeelszaken. Hierbij kunt u denken aan functies, contactpersonen en afdelingen.

Wilt u een demonstratie van hetloonbureau.nl? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak.